La etiqueta del correo electrónico en los negocios no es una tradición tan antigua como los modales en la mesa, pero se está volviendo igualmente importante. Una carta mal redactada que circula por el ciberespacio puede hacer que usted se sienta avergonzado o, peor aún, que pierda una oportunidad.
Los siguientes son algunos principios clave que le ayudarán a comunicarse claramente por correo electrónico:
Piensa antes de escribir. Lo bueno de un mensaje electrónico es que es rápido. ¿Algo malo? Es rápido. Si alguien te envía un correo electrónico que te enfurece, puedes fácilmente dar una respuesta feroz antes de que hayas tenido tiempo de calmarte, un error que puede ser contraproducente y dañar tu reputación.
El mejor consejo: manténgase alejado de cualquier tiroteo (intercambio de correos electrónicos enojados) que puedan tener sus colegas en su empresa. Tómese el tiempo para redactar sus pensamientos de manera profesional. Cíñete a los negocios, sé concienzudo y mantén siempre la compostura, como lo harías con cualquier otro método de comunicación.
Utilice la línea de asunto. Parece un asunto tan simple y sin importancia, pero no lo es. Dado que muchas personas reciben docenas de correos electrónicos al día, la línea de asunto sirve como un indicador importante que puede ayudar a los destinatarios a priorizar y realizar un seguimiento de los mensajes importantes. Por ejemplo, si le envía a un colega algunos datos clave para un informe en el que está trabajando, escriba «Datos importantes para el proyecto 'xy'» en la línea de asunto. Hacerlo mejorará las posibilidades de que su correo electrónico reciba la atención que merece.
No abuse de la tecla de bloqueo de mayúsculas. En el libro actual de etiqueta del correo electrónico, una carta escrita en mayúsculas sugiere que le estás gritando al destinatario. Incluso si tiene un mensaje importante que transmitir, usar TODO EN MAYÚSCULAS envía el mismo mensaje ruidoso y aburrido.
Escribe tu carta para que todo el mundo la lea. No pongas nada en tu correo electrónico que no quieras que otros vean. (https://www.hotelogix.com) Su mensaje puede ser reenviado a muchas personas sin su conocimiento.
Avisa al destinatario. Si necesita una respuesta rápida a su correo electrónico, llame e informe al destinatario que ha enviado un mensaje. No sólo es educado, sino también eficiente, ya que no todo el mundo consulta el correo electrónico varias veces al día.
Responda rápidamente. Si alguien le ha enviado un correo electrónico, puede suponer que espera ansiosamente una respuesta. Intente responder a todos los mensajes lo antes posible, incluso si su respuesta no hace más que acusar recibo e indicar cuándo podrá brindar una respuesta más completa.
Evite la tentación de reenviar cartas en cadena o chistes. Son aburridos y poco profesionales, y le quitan tiempo al trabajo. Si no te gusta tenerlos, puedes apostar que tus colegas tampoco lo harán. E incluso si encuentras divertido un chiste en particular, es posible que tus compañeros no lo hagan. Haga clic en «Eliminar» en lugar de «Reenviar».
Sea literal y evite el sarcasmo. Debido a que los destinatarios del correo electrónico no pueden ver su cara ni escuchar su voz, no pueden determinar su estado de ánimo o si está bromeando. Como resultado, los comentarios ingeniosos y sarcásticos se pueden leer de manera muy diferente a la prevista.
A pesar de estas y muchas otras ventajas, el correo electrónico no puede reemplazar completamente las llamadas telefónicas o las reuniones cara a cara, y no debería hacerlo. Estos métodos de comunicación serán valiosos para construir relaciones y comprender situaciones complejas. Si se utiliza de manera apropiada y cortés, el correo electrónico reflejará el profesionalismo y el tacto que caracterizarán todas sus interacciones comerciales.
